Loading

Manual de Usuario de Whitebox Gestión de Procesos - GDP

¡Pruebe nuestro software de gestión ahora mismo!

El sistema permite el ingreso con distintos perfiles de usuario. Recuerde que en la versión demo (click aquí para ingresar) usted podrá comprobar los permisos y accesos disponibles para cada uno de estos perfiles.

Usuario    Contraseña   
propietario@whitebox.com.ar propietario
administrador@whitebox.com.ar   administrador
comprador@whitebox.com.ar comprador
vendedor@whitebox.com.ar vendedor
visitante@whitebox.com.ar visitante
Perfiles:

Dueño: Accede a: – Todo el sistema.

Administrador: Accede a: – Todo el sistema, menos la creación de usuarios.

Vendedor, Accede a:

  1. Ventas
  2. Pagos
  3. Alertas
  4. Contratos
  5. Cotizaciones
  6. Proyectos
  7. Cartas
  8. Tareas
  9. Reportes relacionados

Comprador: Accede a:

  1. Productos
  2. Transferencias
  3. Compras
  4. Pagos
  5. Cartas
  6. Tareas
  7. Alertas
  8. Reportes relacionados

Auditor: Accede a:

  1. Tareas
  2. Alertas

Dueño: Accede a: – Todo el sistema.

Administrador: Accede a: – Todo el sistema, menos la creación de usuarios.

Vendedor, Accede a:

  1. Ventas
  2. Pagos
  3. Alertas
  4. Contratos
  5. Cotizaciones
  6. Proyectos
  7. Cartas
  8. Tareas
  9. Reportes relacionados

Comprador: Accede a:

  1. Productos
  2. Transferencias
  3. Compras
  4. Pagos
  5. Cartas
  6. Tareas
  7. Alertas
  8. Reportes relacionados

Auditor: Accede a:

  1. Tareas
  2. Alertas

Tecnología

  • PHP
  • MySQL
  • Codeigniter
  • Datatables
  • Codeigniter HMVC

Modelo de Negocio

  • Todos los elementos tienen borrado físico en el base de datos
  • Se registran todas las operaciones de modificación en la base de datos.

Productos

En esta parte del sistema, se muestra todo lo relacionado con los productos de la empresa:

  1. Listado de productos: Al principio de la página se puede agregar un producto nuevo. Se muestran los productos que tiene la empresa para vender, se detalla en ella: el código, el nombre, la categoría, el costo de producirlo, el precio de venta, cantidad, unidades que hay actualmente para vender/prestar servicios, y una alerta de cantidad (este indicador sirve cuando un producto está por llegar a su mínimo de stock y se agrega a la lista de productos para comprar). A parte de esto, hay una columna con iconos donde se puede: ver su código de barras – ver detalles del producto – ver imagen del producto – agregar cantidad de daños (se especifica la cantidad de daños que tiene un producto, y se puede decidir si el mismo se transfiere al almacén de daños o si se realizara un descuento) – editar el producto – borrar el producto.
  2. Imprimir código de barras: Se muestran todos los códigos de barra de los productos cargados en el sistema para poder imprimirlos.
    Imprimir etiquetas: Se muestran solo los nombres de los productos, para poder ser impresos.
  3. Agregar productos por CSV: Se puede subir un archivo de formato .csv para agregar productos. Se debe tener en cuenta que las columnas deben llevar el nombre que se especifica en el archivo de muestra.
  4. Actualizar precio de producto: Al igual que el anterior, se sube un archivo .csv (siguiendo el modelo que está en la página) que actualiza el precio de los productos escritos en ella.
  5. Detalles de productos dañados: Se listan los productos dañados que se cuentan en stock.
  6. Listado de transferencias: Se muestran las transferencias de productos de un depósito a otra. Se pueden agregar transferencias, para transferir productos de un almacén a otro.
  7. Transferir productos por CSV: Se realiza la transferencia de productos a través de un archivo .csv (siguiendo el modelo que está en la página).
Compras

Se administra toda la información sobre las compras realizadas a proveedores:

  1. Listado de Compras: Se listan las compras realizadas por nombre, fecha, factura recibida, cantidad, total, impuestos y proveedor. Al inicio de la página se pueden cargar más compras.
  2. Agregar Comprar por CSV: Se pueden agregar compras por archivo .csv, siguiendo el modelo de ejemplo provisto en la página.
  3. Listado de Gastos Corrientes: Se listan los gastos operativos fijos y eventuales. Se puede agregar más Gastos Corrientes al inicio de esta pestaña.
  4. Listado de Tipo de Gasto: Se listan los tipos de gastos corrientes, cada uno es una categoría.
  5. Se pueden agregar más tipos de gastos al inicio de esta pestaña.
Ventas
  1. Listado de Facturas: Se muestran todas las facturas emitidas por la empresa, separadas por vendedor, total, impuesto, cliente y número de CAE. Se puede agregar una nueva venta al principio de esta sesión.
  2. Listado de Entregas: Se muestran todas las entregas de mercaderías por cada Almacén.
  3. Listado de Cotizaciones: Se listan el estado de cotizaciones de un producto/servicio, de que cliente es, fecha, factura o remito, total y comprador de este producto.
  4. Listado de Presupuestos: Se muestra un listado de los productos presupuestados, que probabilidad de venta tienen, cliente, fecha, factura o remito, total y comprador de este producto.
  5. Listado de Tipo de Facturas: Se listan los tipos de documentos legales, facturas, remitos y recibos, con su correspondiente numero legal ante la AFIP. Se pueden agregar más tipos de documentos.
  6. Listado de Situaciones Frente al IVA: Se muestra un listado de tipo de Situación frente al IVA (Responsable inscripto, monotribustista o exento), con su número legal correspondiente en la AFIP.
  7. Cuentas Corrientes: Se listan las facturas emitidas y los pagos realizados por un determinado cliente.

 

Pagos
  1. Listado de Deudas: Se listan los clientes deudores, por cada factura impaga se muestra una fila.
  2. Listado de Pagos: Se listan los pagos realizados por factura paga, con su correspondiente cliente, el tipo de pago, fecha, total y observaciones.
  3. Listado de Tipo de Pago: Se listan los tipos de pago que aparecen en “Listado de Pagos”, que pueden ser modificados y se pueden agregar más. Son del tipo medio de pago.
  4. Listado de Notas de Débito/Crédito: Se listan ventas que hayan generado comprobantes que sean notas de crédito o débito.
  5. Informe de Clientes Deudores: Se muestra un informe de la situación actual de cada deudor, su deuda total, y cuanto debe a los 30 días, a los 60 días, o más.
Alertas
  1. Listado de Categorías de Alertas: Se listan los tipos de alertas, que la empresa necesite recordar. Como, por ejemplo, alerta de proveedores, clientes. Se pueden modificar y agregar más categorías.
    Listado de Día de Cronograma de Alertas: Se listan los tipos de periodos. Por ejemplo, semana corresponde a “Días previstos a la alerta” igual a 7.
  2. Listado de Alertas: Se muestran las alertas programadas, que nos envían un mail cada 30 minutos para recordarnos la alerta. Se pueden agregar alertas al inicio de esta sesión.
Desarrollo Comercial
  1. Listado de Desarrollo de Contractos: Se muestra un listado de los clientes y el contracto legal con el que se trabaja con ellos. Se pueden agregar más contractos, donde se muestra el contracto en el sistema.
  2. Listado de Contractos: Se muestra un listado de los clientes y el contracto legal con el que se trabaja con ellos. Se pueden agregar más contractos por medio de carga de archivo.
  3. Listado de Solicitudes: Se muestra un listado de solicitudes de clientes, con fecha de inicio y fin. Se pueden agregar solicitudes, cargando un archivo del mismo.
  4. Listado de Proyectos: Se muestra un listado de los proyectos establecidos con clientes, su monto mensual, y su monto inicial. Y la probabilidad de que el proyecto se realice.
  5. Listado de Cartas: Se muestran las cartas a clientes, enviadas o preparadas para enviarse.
  6. Listado de Tareas: Se muestran las tareas realizadas por la empresa, su fecha de inicio y de fin, y si finalizada en término. Se pueden agregar tareas al inicio de esta sesión.
  7. Listado de Proveedores: Se muestra un listado de los proveedores, con su nombre de contacto y a que compañía pertenece, y sus datos de contacto. Se pueden agregar más proveedores al inicio de esta sesión.
  8. Agregar Proveedores por CSV: Se agregan proveedores por archivo .csv, siguiendo el modelo de ejemplo en la página.
  9. Listado de Clientes: Se muestra un listado de los clientes, con su nombre de contacto, a que compañía pertenece y sus datos de contacto. Se pueden agregar más clientes al inicio de esta sesión.
  10. Agregar Clientes por CSV: Se agregan clientes por archivo .csv, siguiendo el modelo de ejemplo en la página.
  11. Almacenes: Se muestra una lista de los almacenes de productos de la empresa.
  12. Descuentos: Se listan los tipos de descuentos que se usan en el sistema. Se pueden agregar más.
Administración
  1. Listado de Usuarios: Se muestra un listado de los usuarios que pueden acceder al sistema y sus datos personales. Se pueden agregar más usuarios.
  2. Listado de Compradores: Se muestra un listado de las personas que tienen acceso al sistema, y pueden comprar. Se muestran sus datos personales y se pueden agregar más compradores.
Ajustes
  1. Ajustes de Sistema: Se puede actualizar el sistema, el nombre, el idioma, el almacén usado, el tipo de moneda, el impuesto al producto y factura, formato de la fecha, etc. NO debería realizarse nuevos ajustes sin consultar a Whitebox.
  2. Cambiar Logo de Sistema: Se carga por imagen el logo del sistema para la cabecera de las cartas/mails y el logo para el inicio.
  3. Cargar Logo de Comprador: Se carga un logo por cada comprador del sistema.
  4. Listado de Categorías: Se muestra la lista de categorías de productos. Se pueden agregar más categorías.
  5. Listado de Subcategorías: Se muestra el listado de subcategorías, de las categorías de los productos o servicios que ofrece la empresa.
  6. Tasa de Impuesto: Se listan los tipos de IVA con sus respectivos porcentajes.
  7. Listado de Probabilidad: Se listan los porcentajes de probabilidad que se usan en las cotizaciones y presupuestos. Se pueden agregar más probabilidades.
  8. Log de sistema: Se muestra un listado de los accesos de usuarios que modificaron el sistema.
  9. Copia de Respaldo: Se descarga un comprimido del back up del sistema.
Reportes
  1. Gráficos Generales: Se muestra un gráfico de ventas, cotizaciones, impuestos, gastos corrientes.
  2. Gráfico de Probabilidades de cotizaciones: Se muestra un gráfico de las cotizaciones y el total consensuado.
  3. Gráfico de Probabilidades de proyectos: Se muestra un gráfico de los proyectos, con su abono mensual y abono único.
  4. Valor del stock del almacén: Se muestra una lista de los productos, por categoría y subcategoría, indicando la cantidad de stock actual, su costo por unidad y valor.
  5. Alertas de producto: Se muestra un listado de aquellos productos que estén por debajo de la cantidad requerida para su venta.
  6. Reporte de productos: Se filtra por un periodo de días, y se muestra los movimientos de un producto seleccionado. Cuantos fueron comprados, vendidos y su total.
  7. Reporte de compra: Se filtra por comprobantes, proveedores y comprador, y se muestra la ganancia de la compra que realizamos por dichos productos.
  8. Ventas diarias: Se muestra un calendario, con el día actual y el detalle de lo vendido, con sus impuestos y descuentos.
  9. Ventas mensuales: Se muestra un calendario, con los meses pasados y el actual, junto con el detalle de lo vendido, con sus impuestos y descuentos.
  10. Reportes de ventas: Se muestra un reporte de todas las ventas realizadas, se puede generar el reporte por Comprador, Comprobante, o almacén o etc