Loading

Manual de Usuario de Whitebox Cooperativas CRM

El sistema permite el ingreso con distintos perfiles de usuario. Recuerde que en la versión demo (click aquí para ingresar) usted podrá comprobar los permisos y accesos disponibles para cada uno de estos perfiles.

Usuario    Contraseña   
direccion@whitebox.com.ar direccion
asociado@whitebox.com.ar asociado
Perfiles:

Dirección: Accede a: – Todo el sistema.
Asociado: Accede a: – Solo su cuenta corriente, pagos y cuotas a gestionar.

Otros Perfiles: Es posible crear distintos perfiles de usuario para brindar acceso a cada sector del sistema en función de la organización administrativa.

  1. Si se desea enviar correos electrónicos es necesario configurar el servidor de envío. (Configuración -> Servidor de Correo).
  2. Crear una estructura. Esta es la que define a un loteo, barrio, etc. (Estructuras barriales -> Estructura).
  3. Asociar una cuenta bancaria a la estructura. (Bancos -> Cuentas).
  4. Se pueden crear planes administrativos a la estructura (No es obligatorio en esta instancia). Los mismos permiten definir las obras a realizar y los planes de cuota y vencimiento. (Planes Administrativos -> Planes Administrativos).

Administración de Asociados

  1. Se pueden crear nuevos asociados. (Asociados -> Listado de Asociados). Tener en cuenta que al dar de alta un asociado, se creará automáticamente su usuario y una cuenta corriente.
  2. Es necesario asignar este asociado a un grupo que lo vincula con una estructura. (Estructuras Barriales -> Grupos)
  3. Al ser un asociado nuevo, es muy problable que se le asignen cuotas en forma particular, es por ello que se le pueden asignar cuotas de un plan ya creado o una cuota específica a este asociado. (Cobranzas -> Cuotas Asociados)

Administración de Proveedores

  1. Se pueden crear nuevos proveedores. (Proveedores -> Listado de Proveedores).
  2. En la sección Proveedores -> Solicitudes de Pagos se pueden realizar la carga de solicitudes por los usuarios no externos de los distintos pagos a realizar. Una vez cargado, se puede enviar a la aprobación por un usuario administrador en la sección Proveedores ->
    Ordenes de Pago a Ejecutar
  3. Las ordenes de pago ejecutadas, pueden ser enviadas por email al proveedor o impresas en PDF.

Tecnología

  • PHP
  • MySQL
  • Codeigniter
  • GroceryCrud
  • Metronic Theme

Modelo de Negocio

  • Todos los elementos tienen borrado físico en el base de datos
  • Se registran todas las operaciones de modificación en la base de datos.

Inicio de Sesión

  1. Sólo se podrá ingresar al sistema con un usuario válido y existente.
  2. En la parte superior derecha, se encuentra el usuario logueado, el perfil, el calendario, y la opción de cerrar sesión.
  3. El calendario no solo muestra la fecha actual, sino también permite que cada usuario cree sus propios eventos, los cuales le serán recordados 1 día antes vía email.
  4. El sistema CRM está compuesto por distintos módulos. Los permisos de acceso se podrán modificar según lo indique el administrador, quien tiene acceso a todas las opciones del sistema.
  5. En el menú de la derecha se podrán visualizar todas las opciones disponibles:

Descripción de elementos

Desarrollo: Indica el nombre del usuario logueado. En este ejemplo “Desarrollo”. Permite acceder a la misma información que en el menú de la parte superior derecha.

Administración del sistema: Se visualiza el listado de usuarios (los que pueden ingresar al sistema), listados de grupos de usuarios (tipos), permisos de cada usuario (a que páginas puede acceder), información de log y configuración de variables del sistema.

Los módulos del sistema específicos para una Cooperativa

Estructuras Barriales

  1. Estructuras: (ABM) Es el tipo de barrio (estructura porque no está completo ni terminado) que puede administrarse.
  2. Grupos: Un grupo está compuesto por un barrio y un asociado. Se vinculan en esta pantalla. Se deja editar el número de asociado ya que es necesario que la cooperativa lo modifique en la importación al sistema. El número de asociado se genera tomando la cantidad de asociados (PER_ID_ASOCIADO=1) de la tabla C10M_Persona.

Planes Administrativos

  1. Planes administrativos: Se cargan los planes administrativos para un barrio (cloacas, tierra, etc). Una vez cargado, se crean automáticamente las cuotas y se les asignan a los asociados dentro del barrio/estructura al cual pertenezcan.Si se borra un plan administrativo o se modifica en algo el plan, se vuelven a cargar las cuotas y queda a responsabilidad de los administradores la imputación de los pagos en forma manual.
  2. Cuotas de planes: Se visualizan todas las cuotas de los planes administrativos vigentes para cada barrio según su identificador de plan. Si se agrega, modifica o elimina una cuota, es responsabilidad del administrador la correcta validación del estado de la cuenta corriente de cada asociado de la estructura.

Administración

  1. Conceptos de Planes de Cuotas: Se realiza la administración los conceptos de planes de cuotas. (ABM)
  2. Ocupación: Es la ocupación del asociado. (ABM)
  3. Tipo de Gasto: Son los tipos de gastos posibles a realizar. (ABM)
  4. Localidades: (ABM.)
  5. Provincias: (ABM).
  6. Plantillas de mensajes: (ABM) Permite agregar o quitar plantillas de mensajes del sistema. (ej: mails a asociados y proveedores)
  7. Estados Civiles: (ABM).
  8. Modos de Pago: (ABM) Se realiza la administración de los modos de pago de los asociados.

Proveedores

  1. Listado de proveedores: (ABM) Se administran proveedores.
  2. Solicitudes de pago: Se cargan por los usuarios(tipo de perfil) los gastos corrientes y se pueden enviar a pagar con una orden de pago.
  3. Ordenes de pago a Ejecutar: Se cargan los datos necesarios y se pueden ejecutar (cambiar campo ORD_EJECUTADA=1) o volver a solicitud de pago para revisión.
  4. Ordenes de pago Ejecutadas: Permite llevar un registro de pago de los proveedores y enviar los comprobantes de pago por correo electrónico a estos o descargarlos por pdf

Cobranzas

  1. Cuotas de Asociados: Permite visualizar las cuotas de todos los asociados y su estado (pagada o no) y en que monto.
  2. Pagos de Asociados: Permite cargar el pago de un asociado. Este pago actualizará su saldo en su cuenta corriente.
  3. Cuentas Corrientes de Asociados: Permite visualizar el número de cuenta, el asociado y su saldo a la fecha.

Asociados

  1. Listado de asociados:(ABM)Listado de asociados.
  2. Al dar de alta un asociado se crea automáticamente una cuenta corriente a su nombre dentro del sistema. Asimismo, se le crea un usuario y se envía un correo electrónico para su posterior confirmación
  3. El asociado deberá ingresar al link del correo electrónico indicado para activar su usuario. Luego, deberá pedir un reset de su password haciendo click en el link ¿Olvidó su contraseña? en el cual deberá ingresar su correo donde recibirá otro correo que deberá confirmar accediendo a un link especial. Finalmente una vez confirmado su usuario, recibirá un tercer correo (final) con su password.
  4. Una vez dado de alta un asociado es posible asociarlo a una estructura a través del listado de Grupos
  5. Es posible eliminar un asociado. El procedimiento implica la renuncia de sus cuotas y se le descontará un % de su cuenta corriente a modo de gastos administrativos. El procedimiento se muestra en el listado de Asociados y en algún asociado clickear en Renuncia. Una vez aplicada la renuncia del asociado, su cuenta corriente quedará en $0.00
  6. Un asociado con la renuncia tomada, puede ser eliminado de la plataforma

Bancos

  1. Lista Bancos:(ABM).
  2. Cuentas: (ABM) Permite crear las cuentas de uso de la Cooperativa