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Guía de Inicio

Guía de Inicio

  • ¿Qué me permite hacer el sistema?

WAM es un sistema con el que puede gestionar de manera eficiente y coordinada sus clientes, proveedores, ventas, cobranzas e inventario.

Generar órdenes de venta, órdenes de compra, remitos, enviar por email y Whatsapp todo tipo de informes y documentos. Esto incluye los informes contables de manera ágil que el contador agradecerá.

Menú de acceso rápido que se personaliza para cada usuario del sistema y así hacer más cómodo su uso.

Se generan alertas de deuda para uso interno y/o para enviar avisos a sus clientes.

Historial, informes y estadísticas de ventas por producto o por cliente.

  • Parametrización del sistema

Lo primero que debemos hacer, antes de usar el sistema como tal, es darle la información y parámetros básicos para que nos dé las soluciones que buscamos.

Importar Información al Sistema (Clientes, Proveedores, Ventas, Productos y más)

Para alimentar el sistema con información ya existente de su actividad comercial, es que creamos importadores y así tendrá todos sus productos, clientes, proveedores, etc. agregados de una sola vez. Los datos que ud quiera importar al sistema deben ser guardados desde un archivo Excel en formato .csv en el que las separaciones entre columnas son comas o punto y coma (“ , ” “ ; ”), se cargan en el menú correspondiente y estarán disponibles en forma inmediata.

Crear Usuarios

Para crear nuevos usuarios es muy simple. Desde el menú -> Configuración -> Usuarios -> “Añadir Usuarios”.

La creación del usuario se hace con un email, contraseña, nombre, imagen y se le asigna el perfil que corresponda.

Por defecto, los usuarios recién creados, parten con estatus de acceso al sistema como “Bloqueado = Si”, como medida de control y seguridad. Para cambiar eso y darle acceso al sistema a un usuario, se puede modificar desde el listado de usuarios y el menú Editar. Cambiar el Bloqueado = Si por No. Si un usuario, intentando acceder al sistema, se equivoca de contraseña 3 veces, se bloqueará y el administrador del sistema deberá seguir la indicación anterior.

Conectar con AFIP

Para conectarse con AFIP desde su WAM sólo tiene que seguir los pasos que indicamos en esta guía y listo.

Podrá conectarse al padrón de la AFIP a fin de consultar y simplificar la carga de clientes con datos oficiales y realizar la facturación en forma automática en los puntos de venta que desee.

¿Cómo registro un punto de venta electrónico en AFIP?

Con esto podremos facturar directamente desde el sistema WAM, el que se encargará de mantener todo en regla.

Puntos de venta

Un paso muy simple pero necesario para poder generar ventas nuevas es definir puntos de venta, con lo que podrá establecer uno o más puntos conectados a AFIP y diferenciarlos de algún punto de venta manual o de cualquier otro tipo, los que también pueden, indistintamente, ser usados en el sistema.

Cuentas Comerciales

Con su sistema WAM puede llevar el control de sus cuentas bancarias y locales (P.ej. “Caja Chica”) definiéndolas en él. De ahora en más, todos los movimientos de fondos dentro del sistema pedirán que se les aclare a que cuenta corresponden, así tendrá el manejo completo de sus balances.

Cargar Productos

Los productos, cuando los creamos desde 0 en el sistema, necesitan algunos datos relevantes:

Comisionable sí: Si se vende a un precio fijado por el proveedor y la ganancia viene de una comisión que éste nos da. El caso contrario, que es lo más común, es cuando compramos un producto a un valor y le asignamos nuestro margen de ganancia por las valoraciones que hacemos del mercado y no está definido por el proveedor. Y esto sería Comisionable no.

Descuenta Stock: La diferenciación que hace el sistema en este punto es para los productos físico de los que no los son; como un software, un servicio o cualquier cosa que se venda en el sistema y que no queremos que nos limite el control de stock.

Código Interno, Nombre, Activo, Costo e Impuesto son también datos obligatorios y hay también otros opcionales.

Cargar Proveedores

Teniendo productos en el sistema, necesitamos saber quién los trae. Para agregar un proveedor nuevo debemos saber su CUIT, Razón Social, Situación Impositiva y Dirección. (Si estamos conectados a AFIP, estos datos se cargan solos al poner su CUIT).

Después de crear al proveedor, debemos ir a su administración y asignarle la lista de productos que éste distribuye, para que al generar una compra y seleccionar el proveedor, el sistema nos muestre sólo sus productos y no toda la lista.

Lista de precios

En la creación de los productos, los valores que agregamos son los costos. Ahora lo importante es crear, al menos, una lista de precios. En ella vamos a agregar todos los productos que queramos (si es una general, todos. Si es una más específica, los que se quiera) y vamos a definir sus precios de venta.

Con esta herramienta podemos tener listas mayoristas, minoristas, urbana, interior, jardín, construcción, decoración, etc. y lograr una mucho mejor segmentación de nuestra estrategia comercial y de precios.

Crear Plan Comercial

El plan comercial toma una o más listas de precios y una zona geográfica y se la asigna a cada cliente.

Puede haber un solo plan comercial para todos los clientes o más de un plan para distintos clientes.

Clientes

Por último, pero no menos importante, los clientes se ingresan en un proceso de dos pasos; primero sus datos personales y tributarios, y a continuación se le asigna un plan comercial.

  • Acciones Frecuentes:

Registrar Ventas

Podemos separar las ventas en 2 grupos: a un cliente de paso, que no vamos a mantener una relación comercial habitual y el cliente corporativo con el que sí vamos a relacionarnos periódicamente. Para el de paso tenemos la “Venta Rápida”, que no nos pide tener ningún dato del cliente. Para el corporativo tenemos simplemente la “Venta”, es aquí donde sí tenemos que tener sus datos previamente en el sistema porque queremos tener una relación comercial con él.

Buscar productos: para buscar productos, primero debemos saber desde qué almacén se va a descontar ese stock y poner en el buscador al menos 3 letras del nombre o de su código.

Los posibles errores en este punto son porque el producto no esté asociado al plan comercial, a la lista de precios del cliente o que no tenga stock (del todo o en ese almacén).

El proceso de venta tiene 2 estados:

Orden de Venta: es donde elegimos el cliente, el almacén, los productos, las cantidades, editamos valores, descuentos y agregamos comentarios si es necesario. Al guardar, la vista nos agrega un botón para Activar Facturación. Esta Orden de Venta no descuenta stock ni afecta la cuenta corriente de nuestro Cliente.

Orden de Venta Registrada: si está todo bien con los datos de la Orden de Venta, hacemos click en Activar Facturación, seleccionamos el punto de venta y emitimos el recibo correspondiente.

Una Orden de Venta puede pasar inmediatamente a ser una Venta Registrada o quedar guardada, indefinidamente, en ese estado para ser usado como un presupuesto, ya que no afecta al stock ni la cuenta corriente del cliente. Si el cliente se decide por aceptar ese presupuesto, directamente desde la Orden de Venta (“presupuesto”) seguimos al paso de generar el recibo, sin tener que agregar datos del cliente o de los productos, ya que todo está listo.

Deuda: Si la venta fue “Venta Rápida”, el sistema asume que se ha cancelado en ese acto y el dinero ingresó en la cuenta asignada.

Si la venta se hizo a un cliente registrado, puede ser que registremos el pago en forma inmediata o que le generemos varias ventas y las pague en otro momento. Para esto es que todos los clientes tienen una cuenta corriente en el sistema y es ahí donde esto se maneja.

Cuenta Corriente: se registran todos los movimientos; órdenes de venta, ventas registradas, pagos y órdenes de devolución.

Pagos parciales o totales

Con WAM podemos ingresar pagos en 2 formas:

Por el monto justo de una venta: lo registramos directamente en la cuenta corriente en las ventas registradas.

Por un monto distinto al de una venta: desde el módulo de clientes o desde la administración de un cliente en particular, agregamos un pago que se va a asignar a la cuenta corriente y lo imputamos directamente en cada venta, o si queremos que se impute automáticamente a todas las ventas posibles, desde la más antigua en adelante, seleccionamos “Autoimputar”. Si queda un monto inferior a una venta, se asigna como pago parcial de ésta última.

Planificación de deuda: para organizarse en sus tareas de cobranza, se tienen los avisos por email, alertas en el sistema, asignar deuda a usuarios, establecer recorridos de cobranza, fechas en se hacen o notifican, etc.

Cargar Clientes y Proveedores

Clientes y Proveedores tienen muchas similitudes en WAM, con la obvia diferencia de que uno nos compra los productos y al otro se los compramos nosotros.

Editar: en cualquier momento pueden editarse los datos que han sido cargados originalmente. Importante aclarar en este punto, que los datos, que se registran en un venta o compra, no van a cambiar. Es decir que si cambio la dirección (o teléfono, email, etc.) de un cliente, todos los recibos que se generen en adelante van a llevar ese cambio, pero los recibos que ya se han generado con la dirección anterior no se van cambiar, para preservar la información real de ese momento.

Sucursales: Tanto nuestro negocio, como nuestros cliente y proveedores, pueden tener sucursales que se agregan desde la administración de los mismos. Esto nos aporta detalles más específicos de la relación comercial y se selecciona desde la Orden de Venta.

Usuario: Así como las personas que trabajan con nosotros tiene su propio usuario para entrar al sistema y realizar su trabajo, a los clientes y proveedores también les podemos dar acceso para que vean ciertas partes, como el estado de su cuenta corriente, sus facturas, listas de productos, etc. y, por ende, afianzar aún más nuestros lazos comerciales, de confianza y transparencia.

Cuenta Corriente: en este punto notamos esa diferencia, ya que en unos se muestran las compras y pagos que hemos realizado a proveedores y en otros se muestra las ventas y pagos que nuestros clientes nos han realizado a nosotros.

Productos

Almacenes: Siempre existe por defecto un almacén general, pero si nuestro stock no está en un solo lugar físico, agregamos todos los almacenes que necesitamos, y así logramos un manejo mucho más preciso.

Compras: Para aumentar nuestro stock, naturalmente, necesitamos realizar una compra a un proveedor. Es muy similar a hacer una venta, pero a la inversa, es decir, indicamos el proveedor y, desde sus productos posibles, seleccionamos los que vamos a ingresar.

Precios de venta y de compra: El producto, al ser creado en sistema, se registra con su precio de compra. El precio de venta, que depende de nuestra estrategia comercial, cliente, volumen, etc., se establece en la lista de precios.

En la medida que use el sistema, pueden aparecer dudas que no estén descritas en esta guía o en el Manual de Usuario, no dude en contactarse con nosotros, que felices lo asistiremos en lo que necesite.

Bienvenido a su sistema de gestión WAM.

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